Ledningssystem

Dags att rensa upp på servern?
Det är vanligt att strukturen på servern försämras över tid, i takt med att personal byts och dokumentation uppdateras. MH Teknik har deltagit i ett antal serversaneringsprojekt och hjälper gärna till i ett sådant arbete. Orsaken behöver inte vara en kommande certifiering, utan bara att förbättra struktur och åtkomst. Det finns många knep för att hålla dokumentationen i schack (se bl a nedan).

Vad är ett ledningssystem?
Ordet ledningssystem får tyvärr ofta beteckna ett antal dokument som krävs enligt någon standard. Dessa placeras ofta sedan i en mapp vid sidan av de som man faktiskt använder i verksamheten.
Ett motsatt sätt att se på sitt ledningssystem är att betrakta all den information som används för att leda, styra och följa upp verksamheten för sitt ledningssystem. Då får man ett rimligare helhetsperspektiv på dokumentationen och verksamheten.

Strategi
Det är viktigt att ha en genomtänkt strategi för all information. Lämpligast är ofta att prioritera de olika delsystemen på följande sätt:
1. Affärssystemet
2. Ritningar och andra separata specifikationer
3. Övriga anpassade system och databaser, t ex ärendehantering och underhåll, om dessa inte ingår i affärssystemet
4. Övriga dokument, t ex processbeskrivningar, rutiner, instruktioner, blanketter etc
Detta får en stor betydelse för hur verksamheten drivs och administreras. I praktiken betyder det att all information som på ett rimligt sätt går att lägga in i affärssystemet ska läggas där, och sedan i tur och ordning enligt listan.

Principer
För att sedan få en hanterbar mängd data och en smidig administration kan man använda sig av ett antal enkla principer:
1. Låt verksamheten och inte standarder etc styra dokumentationen
2. Fokusera på den som ska använda informationen
3. Håll en så likartad struktur som möjligt mellan verksamhetens processer, organisation och dokumentation 
4. Varje uppgift på enbart ett ställe (enligt strategi ovan). I vissa fall måste man göra undantag från detta, t ex vissa uppgifter på ritningar resp artikelstruktur i affärssystemet.
5. Samordna information ämnesvis även om de rör olika lag- eller standardkrav. Dela inte upp t ex kemikaliedokumentationen i olika högar för kvalitet, miljö, arbetsmiljö och brandskydd etc.
6. Acceptera att det inte går att vara helt konsekvent

Extern revision
Ett ledningssystemet kan revideras mot en eller flera standarder eller andra krav. Om systemet anses uppfylla kraven utfärdar den externa revisorn ett certifikat som intygar detta.

Standarder
MH Teknik har byggt ledningssystem som certifierats mot följande standarder etc:
- ISO 9001, ledningssystem för kvalitet
- ISO 14001, ledningssystem för miljö
- ISO 3834-2 och -4, ledningssystem för svetsning
- ISO 13485, ledningssystem för kvalitet, medicinska produkter
- AFS 2001:1, systematiskt arbetsmiljöarbete (på sikt ISO 45001)

Senast uppdaterad 160414